Planung einer Lesereise

Die Zuständigen im Pädagogischen Landesinstitut planen (meist ein Jahr im Voraus) feste Termine im Rahmen einer Woche mit einer Autorin bzw. einem Autor. Genauere Angaben finden sich in der später erscheinenden gemeinsamen Broschüre von FBK und PL sowie im Internet auf den Websites der beiden Institute. 
Die Anmeldungen für die Lesereisen im Herbst  sollten vor den Sommerferien erfolgt sein, die Anmeldungen für das Frühjahr vor den Weihnachtsferien, damit die Autorinnen bzw. Autoren zwei bis drei Monate vor der Reise erfahren, ob diese stattfindet bzw. wie viele Tage sie reservieren sollen.
Außerdem werden die Bücher der Autorin oder des Autoren vorgestellt und auf ihren Einsatz im Unterricht hin überprüft, Materialien der Verlage wie Presseberichte, Rezensionen und Autorenposter (soweit vorhanden) werden verteilt. Sowohl die Autorinnen bzw. Autoren als auch die Schulen erhalten dann den genau ausgearbeiteten Plan. Manchmal genügen für die Planung auch Absprachen per Mail und Telefon. 
Da viele Autoren mit der Bahn anreisen, müssen bei der organisatorischen Planung Fahrdienste zwischen einzelnen Schulen und Orten eingerichtet werden, da vor allem im ländlichen Raum kaum öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung stehen. Sinnvoll ist eine Absprache benachbarter Schulen bei der Autorenwahl zur Begrenzung der anfallenden Reisekosten.